Le secrétariat reste sans aucun doute l’un des services qui côtoient le plus les clients. Il a pour mission de les orienter et de les conseiller. Les appels téléphoniques peuvent être fréquents tout au long des journées. Répondre rapidement à ces derniers devient alors plus urgent. Chaque appel doit être traité de manière optimale.
Les modes de fonctionnement du secrétariat téléphonique
Le secrétariat téléphonique est un enjeu stratégique pour les entreprises actuelles. En interne ou externalisé, ce service doit être bien organisé et bien géré. Si la société décide d’établir ce service en interne, elle devra recruter un secrétaire dédié. Celui-ci se charge d’accueillir les appels des clients et des fournisseurs. Cependant, sa réussite demande une bonne organisation telle que des ressources financières et humaines suffisantes.
En externe, elle peut se tourner vers les centres d’appels qui sont des sociétés spécialisées dans la gestion des appels entrants ou sortants. Mais il y a aussi les secrétaires indépendants qui travaillent à distance en fonction des horaires définis par les donneurs d’ordres.
Depuis quelques années, les structures de toutes les tailles préfèrent se tourner vers les services de secrétariat téléphonique externalisés. En effet, ces derniers ont la possibilité de prendre en charge un volume d’appels varié. Cette solution s’avère être plus flexible.
Les fonctions entreprises par un service de secrétariat téléphonique
Quelle que soit la taille de l’entreprise, les surcharges de travail peuvent porter atteinte au bon développement des tâches. Cela peut être temporaire ou permanent en fonction du type d’activité et du nombre de sollicitations au quotidien.
Les grosses structures en particulier ont la capacité de gérer un volume important d’appels en même temps. Elles sont souvent constituées de plusieurs équipes de téléopérateurs formés et expérimentés dans le domaine.
Tout comme les secrétariats classiques, un service de secrétariat téléphonique entreprend plus ou moins les mêmes missions habituelles. Il se charge de l’accueil personnalisé des clients au nom de la société cliente. Selon les cas, il arrive qu’il transfère les appels aux responsables correspondants. En même temps, cette structure spécialisée peut aussi s’occuper de la prise de rendez-vous, la prise de message, la gestion des agendas, la gestion des réclamations et questions, le SAV, la téléprospection, les relances pour les factures ou les impayés…
Les principaux avantages de ce service
Confier la gestion des appels de son entreprise à un service de secrétariat téléphonique procure bien des avantages. Il s’agit bien d’un véritable garant de l’image de qualité de toutes les structures. Déjà, il s’agit d’une solution flexible et souple. Les missions sont souvent définies au préalable en fonction des besoins des clients. Le service est entièrement sur-mesure.
Dans la réception des appels, les secrétaires téléphoniques effectuent souvent un accueil qualitatif. Ils transmettent les valeurs de la société cliente dès le premier contact téléphonique. Ils maîtrisent parfaitement les règles de base de la communication téléphonique. D’ailleurs, ils suivent souvent des formations enrichissantes pour suivre les tendances du métier.
En plus de cela, le gain de temps est aussi au rendez-vous. Grâce aux professionnalismes des secrétaires, tous les appels seront traités rapidement. Il n’y aura quasiment plus aucun appel manqué qui pourrait dégrader l’image du donneur d’ordre. Les opérateurs pourront se concentrer plus sérieusement à leur cœur de métier. Le temps gagné servira à améliorer les activités à plus de valeur ajoutée.
Enfin, l’économie d’argent est notamment l’un des points intéressants pour ceux qui manquent de ressources dans la mise en place d’un service dédié en interne. Le fait de collaborer avec un service de secrétariat téléphonique permet de faire des économies considérables. Cela s’explique par les formules à la carte très claires proposées. Les charges sont d’autant plus réduites puisqu’il n’y aura pas de salaires à verser. Les tarifs sont fixés sur le nombre d’appels traités.
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